So werden Teams-Meetings effizienter

Unklare Ziele, endlose Diskussionen und mangelnde Struktur führen dazu, dass viele Teams-Meetings ineffektiv sind. Mit ein paar Regeln lässt sich das aber verhindern:

Klare Ziele und die Agenda festlegen: Bevor ein Meeting angesetzt wird, sollte klar sein, was erreicht werden soll. Eine detaillierte Agenda hilft dabei, den Fokus zu behalten und Zeitverschwendung zu vermeiden. Versenden Sie die Agenda im Voraus, damit sich alle Teilnehmer vorbereiten können. Eine klare Zielsetzung erleichtert es, schneller zu Entscheidungen zu kommen und die Umsetzung zu beschleunigen.

Die richtige Teilnehmerzahl wählen: Nicht jeder muss an jedem Meeting teilnehmen. Laden Sie nur die Personen ein, die wirklich etwas beisteuern oder entscheiden müssen. Das vermeidet un­nötige Diskussionen und hält das ­Meeting schlank. Als Führungskraft sollten Sie darauf achten, dass Meetings nicht zu einer Zeitfalle für das Team werden.

Meetings kurz und prägnant halten: Ein Meeting sollte so lange wie nötig, aber so kurz wie möglich dauern. Idealer­weise sind 30 bis 45 Minuten ausreichend. Falls längere Meetings erforder­lich sind, sollten Pausen eingebaut werden, um die Konzentration hochzuhalten. Führungskräfte sollten sich zudem bewusst sein, dass längere Meetings nicht zwangs­läufig produktiver sind – im Gegenteil, sie können Energie und Fokus der Teilnehmer reduzieren.

Technische Vorbereitung nicht vergessen: Nichts ist nerviger als Verzögerungen durch Technikprobleme. Testen Sie also Videokonferenz-Tools, ­Mikrofone und Präsentationen vorab, um einen ­reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Besonders in einer hybriden Arbeitswelt müssen Führungskräfte sicherstellen, dass sowohl physisch als auch virtuell teilnehmende Personen gleichwertig eingebunden werden.

Moderation und Timeboxing nutzen: Ein Moderator sorgt dafür, dass das Meeting strukturiert bleibt. Durch Timeboxing – das Setzen fester Zeitrahmen für bestimmte Themen – wird sicher­gestellt, dass Diskussionen nicht ausufern. Führungskräfte sollten hier mit gutem Beispiel vorangehen und darauf achten, dass Meetings nicht zu einer Plattform für endlose Debatten werden.

Ergebnisse und Aufgaben festhalten: Meetings sind nur dann sinnvoll, wenn sie konkrete Ergebnisse bringen. ­Erstellen Sie eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Entscheidungen, offenen Punkten und zugewiesenen Aufgaben: „Wer was macht und bis wann“.

Diese sollten nach dem Meeting an alle Teilnehmer geschickt werden. Führungskräfte sollten sicherstellen, dass Verantwortlichkeiten klar definiert sind, um Nachverfolgung und Umsetzung zu erleichtern.

Fazit: Meetings müssen keine Zeitfresser sein. So bleibt mehr Zeit für die eigent­liche Arbeit – und das Team arbeitet produktiver und motivierter.

Schwarze Liste für Online-Konferenzen

• Halte lange Reden und schmücke sie mit Anekdoten und persönlichen ­Geschich- ten aus – Hauptsache, es dauert.
• Richte viele Ausschüsse ein – je ­größer, desto besser. Fünf Mitglieder sind das Minimum, schließlich soll jeder ­mi­treden dürfen.
• Bring möglichst oft irrelevante Themen auf den Tisch. Warum über Lösungen sprechen, wenn es so viele Neben­sächlichkeiten gibt?
• Diskutiere endlos über Formulierungen. „Sollte“ oder „Muss“ – das ist die entscheidende Frage, die ausdiskutiert werden muss!
• Hinterfrage bereits getroffene Entscheidungen. Warum nach vorne schauen, wenn man auch Vergangenes erneut durchkauen kann?
• Plädiere immer zur Vorsicht. Gut Ding will Weile haben – also besser beim nächsten Meeting nochmals drüber sprechen.
  
  Diese „Meeting-Empfehlungen“ stammen aus dem Jahr 1944!! Gefunden wurden sie im ‚Simple Sabotage Field Manual‘ des Office of Strategic Services, dem Vorläufer der heutigen CIA.

Ulrich Schmezer
Schmezer Consulting
Hessigheim